Kad se planira tijek rada, osobito treba imati na umu da planirati znači izabrati i utvrditi od mnogih mogućih alternativa jednu čime se nužno smanjuje funkcionalna elastičnost planirane upravne djelatnosti i mogućnost njezinih nositelja da se prilagode neočekivanim događajima tijekom akcije. Optimalni rezultat stoga nije istovjetan maksimumu planiranja. Onima koji rade treba uvijek ostaviti stanovitu slobodu da bi se ponašali prema reagiranju okoline na njihovu akciju.

a) Planiranje tijeka rada razvija se sve više u detaljnu, specijaliziranu tehničku vještinu. Podrobni prikaz tih postupaka prelazi, dakako, okvir osnovnog udžbenika i predmet je specijalizacije. Pored toga, planiranje tijeka rada usko je povezano s problemima organizacijske strukture upravne organizacije i metoda rada u njoj (tzv. organizacija i metode), a napose s metodama nadzora rezultata, pa će se neka pitanja obraditi i u vezi s tim područjima.

b) Kvalitetu djelatnosti jedne upravne organizacije možemo najopćenitije definirati kao što bolje postizanje sadržajnih ciljeva upravne službe. Prema tome, pojam kvalitete varira ponajprije u ovisnosti o tome što od pojedine upravne službe očekujemo, na čemu je težište njezina djelovanja.

Ako, na primjer, planiramo rad odsjeka za održavanje javnih nasada i parkova u odjelu za komunalne poslove jedne općine, poći ćemo od osnovnog cilja, a to je estetski dojam javnih nasada i parkova. Ako planiramo rad revizijske skupine u odjelu za financije općine, osnovna će nam briga biti točnost u tom radu, da se pregled financijskog poslovanja poduzeća i ustanova obavi precizno, da se ništa ne previdi ili izostavi. Maksimalna točnost ovdje nadilazi sve eventualne druge komponente tijeka rada. Ako je pak riječ o planiranju rada referade za eksproprijaciju u odjelu za opću upravu općine, nastojat ćemo ponajprije osigurati svu zakonom predviđenu i potrebnu zaštitu prava građana tijekom eksproprijacijskog postupka. Konačno, uzmimo primjer planiranja izdavanja osobnih iskaznica u sklopu odjela za unutrašnje poslove. Budući da smo time građanima nametnuli obvezu, moramo taj posao planirati tako da strankama oduzmemo najmanje vremena, da teret koji smo im nametnuli bude što manji. Udobnost i prikladnost službe sa stajališta građana koji s njom dolaze u dodir bit će ovdje glavni aspekt kvalitete. Dakle, jednom estetski izgled, drugi put točnost, treći zaštita prava, a četvrti pristupačnost i udobnost za građane bit će glavne komponente pojma kvalitete dotične upravne službe. I premda ćemo u svakom primjeru morati donekle uzeti u obzir sve navedene, i još druge čimbenike, naglasak će, kao što su primjeri pokazali, biti svaki put na drugoj.

c) O čimbeniku brzine pri obavljanju upravnih poslova može se i treba misliti neovisno o pitanju kvalitete. Pri tome se mogu primijeniti dva osnovna mjerila brzine: ili brzina kojom se obavlja jedinica posla (donosi jedno rješenje, izdaje jedna potvrda itd.) ili brzina akcije u cjelini. U našem primjeru s izdavanjem osobnih iskaznica, težište možemo staviti na vrijeme od trenutka kad stranka preda zahtjev za izdavanje iskaznice do trenutka kad je iskaznicu stvarno primila. A brzinu možemo ocijeniti i sa stajališta akcije u cjelini, tj. u kojem se roku građanima grada od 300 000 stanovnika mogu izdati osobne iskaznice. Jasno je da se ta dva mjerila ne moraju međusobno poklapati; izdavanje iskaznica svima odjednom, na kraju čitave procedure, može pridonijeti bržem dovršavanju akcije u cijelosti, ali za građane koji su iskaznicu prvi zatražili to znači svakako dulje čekanje. Koje ćemo mjerilo brzine upotrijebiti, ovisi i opet o tome što u konkretnoj akciji smatramo najvažnijim.

d) Ekonomičnost upravne djelatnosti možemo definirati kao nastojanje da se postigne što veći ukupan rezultat po što nižoj ukupnoj cijeni. Izraze „rezultat” i „cijena” trebat će pri tome u pravilu shvatiti nešto šire od uobičajenog ekonomskog smisla. S obzirom

Previous page

Next page